Archivar documentos digitales a prueba de auditorías

El almacenamiento de información en formato electrónico está a la orden del día en muchas empresas. Las oficinas sin papeles son cada vez más populares. Sin embargo, hay muchos aspectos que tener en cuenta cuando se archiva digitalmente. Es recomendable guardar siempre la documentación importante a prueba de auditorías. Te explicamos cómo hacerlo.

Estableciendo un archivo a prueba de auditorías, se presupone que estos documentos electrónicos se guardarán de manera segura. En España se aplican algunas directrices que ayudan a garantizar la preservación de la seguridad de este tipo de archivos:

• El Código de Comercio
• La Ley General Tributaria
• La norma ISO-27001
• El reglamento europeo RGPD

Estas legislaciones y normativas regulan aspectos como la manera correcta de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos contables o los plazos de prescripción de los documentos de una empresa.

El archivado a prueba de auditorías también ha cobrado importancia fuera del mundo del comercio y la fiscalidad: el concepto se utiliza cada vez con más frecuencia, por ejemplo, como cualidad del almacenamiento a prueba de manipulaciones y a largo plazo de la información electrónica.

Destacamos las siguientes diez características con las que debe contar un archivado a prueba de auditorías. Algunas de estas cualidades se derivan de los requerimientos del Código de Comercio y la Ley General Tributaria:

1. Integridad. Ningún documento debe perderse en el archivado.
2. Inmutabilidad. Todos los documentos se guardarán sin modificaciones y sin posibilidad de ser modificados.
3. Orden. Cada documento deberá almacenarse de acuerdo con unas directrices organizativas.
4. Recuperabilidad. Toda la información debe ser recuperable, por ejemplo, mediante la indexación con metadatos.
5. Uso exclusivo por parte de personas autorizadas. Toda la información debe archivarse de forma que solo personas autorizadas puedan visualizarla.
6. Protección contra pérdidas. La seguridad de los datos debe estar garantizada en todo momento.
7. Respeto de los plazos de conservación. Un documento podrá ser eliminado del archivo únicamente cuando haya expirado su plazo de conservación.
8. Documentación. Debe documentarse detalladamente el proceso de archivado para facilitar, por ejemplo, una posible migración del archivo sin problemas.
9. Trazabilidad. Todos los cambios en el archivo deben quedar registrados para que puedan ser rastreados y se puedan restaurar a su estado original.
10. Verificabilidad. Un sistema de archivo a prueba de auditorías debe poder ser verificado por un experto en cualquier momento.

Un documento digital que cumpla con las características mencionadas puede ser beneficioso por diversas razones. Por un lado, los archivos a prueba de auditorías optimizan algunos procesos empresariales: los mecanismos de búsqueda adecuados y una estructura mejorada de la información garantizan que los documentos estén siempre disponibles en el menor tiempo posible, por ejemplo, para responder a consultas de los clientes con rapidez.

Por otro lado, la seguridad de los documentos a prueba de auditorías ayuda a reducir al mínimo la posibilidad de errores cuando se gestionan datos o documentos importantes a largo plazo. El documento electrónico a prueba de auditorías garantiza que no aparezcan varias copias de un documento o que no se borre información accidentalmente. En general, las empresas pueden evitar perjuicios financieros y una posible mala reputación debido a la pérdida de documentos o al acceso no autorizado implantando un sistema de archivo a prueba de auditorías.

Si decides implantar y utilizar un sistema a prueba de auditorías para el archivado digital de tus documentos, también ganarás puntos con tus clientes y socios. Los certificados que confirman la seguridad generan confianza y, por ello, no solo representan un punto a favor para nuevos clientes, sino también la base para una cooperación con otros socios a largo plazo.

Las ventajas del Cloud Computing han hecho que trabajar en la nube sea indispensable en muchas empresas. Guardar y almacenar archivos en la nube es especialmente común en las PYMES.

Al igual que la protección de datos, el archivado a prueba de auditorías se valora de forma diferente según el proveedor de las distintas soluciones del mercado. Especialmente en Europa y Estados Unidos, la concienciación sobre la protección de datos y el almacenamiento de la información a prueba de auditorías es muy diferente. Un punto de referencia importante para los usuarios es, por tanto, que el servicio en la nube respete la normativa RGPD.

Las características de la seguridad de las auditorías pueden transferirse también a la nube:

• Debe garantizarse la inmutabilidad de la información almacenada. Los proveedores pueden lograr eso, entre otras cosas, mediante el versionado automático de todos los datos de la nube.
• La trazabilidad de la seguridad en caso de auditoría puede realizarse en la nube a través de un registro de actividad protegido que registre todas las transferencias de archivos, así como los procesos de modificación y eliminación.
• La seguridad contra la pérdida de archivos es también un punto importante. Los proveedores de la nube suelen prometer una alta seguridad de los datos y se basan en hardware georredundante, encriptación y un potente software de seguridad. Para el archivo a prueba de auditorías, no debe faltar la opción de backups adicionales.
• Las funciones de búsqueda integradas garantizan que el almacenamiento en la nube también cumpla el factor de “recuperabilidad”.
• El requisito de impedir el acceso no autorizado también puede cumplirse con el almacenamiento en la nube mediante una gestión de acceso adecuada. A partir de esta herramienta de gestión, los responsables pueden crear y asignar roles de usuario para que cada usuario de la nube solo pueda ver, abrir y editar lo que corresponde a su rol en la empresa.