¿Qué es Microsoft 365? Un vistazo a la solución completa de Microsoft

Además del conocido paquete de Microsoft Office, Microsoft 365 incluye una serie de aplicaciones, principalmente basadas en la nube. Las diferentes suscripciones y planes garantizan que se pueda utilizar Microsoft 365 en el sector privado, además de ser interesante para las empresas.

Información: junio de 2023

Microsoft 365: ¿qué es en realidad?

Microsoft vende su software de productividad en un modelo de suscripción basado en la nube bajo la marca Microsoft 365. De este modo, el reputado paquete Office ya no tiene que comprarse como versión de escritorio, sino que está disponible en la nube como Software as a Service (SaaS). Además, Microsoft 365 ofrece varias herramientas de comunicación y colaboración.

Este modelo de distribución no es nuevo, pero resulta desconocido para los clientes de Microsoft de toda la vida. La confusión generada se debe no solo a las ofertas alternativas de Microsoft, como Office Online y Microsoft Office, sino también al alcance de los modelos de licencia disponibles.

Office Online hace referencia a los programas de Office de Microsoft en forma de aplicaciones web gratuitas. Sin embargo, estos tienen una gama reducida de funciones. Microsoft Office abarca las aplicaciones clásicas de escritorio donde una vez comprado el paquete de Office, pueden utilizarse en el ordenador. Cabe señalar que no se reciben actualizaciones de nuevas versiones.

Microsoft 365

Microsoft 365 cierra la brecha entre las aplicaciones web ofrecidas como parte de Office Online y la instalación clásica de escritorio. En lugar de comprar el software una sola vez, los usuarios optan por una suscripción.

El paquete de suscripción da acceso ilimitado a todas las aplicaciones y funciones mientras el contrato esté en vigor. Para ello, tienes a tu disposición la interfaz web de Microsoft 365 en el navegador web con acceso a todas las aplicaciones de Office Online.

Los planes de Microsoft 365 disponibles también incluyen versiones completas de las conocidas aplicaciones de Office para su instalación, pero la gama de funciones se amplía para incluir otros servicios en la nube, como el almacenamiento online y la telefonía por Internet.

Si el paquete Office incluye una versión local del producto, encontrarás un botón en la interfaz web que puedes utilizar para iniciar la instalación en cualquier PC o Mac, así como en dispositivos móviles (Windows, Android o OS X) desde la cloud.

Microsoft 365 está basado en la nube. El almacenamiento de datos, los procesos informáticos y las instalaciones de software se realizan en gran medida a través de los servidores del centro de datos de Microsoft. Gracias a ello, los usuarios tienen acceso a los servicios de Microsoft 365 prácticamente desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan una conexión a Internet.

Sin embargo, la desventaja de este uso del software en la nube es que los datos sensibles en forma de correos electrónicos, documentos, fotos o vídeos se almacenan en un centro de datos externo. De esta forma, los usuarios se ven obligados a cumplir con las normas de protección de datos de Microsoft. También es posible que se requieran otros pasos para el uso empresarial de Microsoft 365, como un contrato de gestión de datos completo.

¿Hay alguna diferencia entre Microsoft 365 y Office 365?

Básicamente, Microsoft 365 sustituyó a Office 365 en 2020. Con el rebranding, las diferencias existentes entre Microsoft 365 y Office 365 han desaparecido. Así que solo queda Microsoft 365 y sus diferentes planes. Desafortunadamente, en este mismo contexto, Microsoft 365 también incluye planes “Office 365” que están dirigidos a instituciones educativas, entre otros.

¿Qué incluye Microsoft 365?

En función del plan que elijas dentro de tu suscripción a Microsoft 365, tienes a tu disposición una serie de aplicaciones profesionales de Microsoft tanto para crear textos, hojas de cálculo y presentaciones como para gestionar bases de datos. Además, el software de productividad basado en la nube proporciona acceso a funciones de correo electrónico y de trabajo en grupo, un almacenamiento central de datos y una potente herramienta de mensajería instantánea, videoconferencia, telefonía IP y pantalla compartida.

Hay un gran número de innovaciones y funciones que se ofrecen exclusivamente para el modelo de suscripción y que requieren una cuenta de Microsoft 365.

Word

Microsoft Word es el clásico procesador de textos. Microsoft 365 ofrece a sus suscriptores la opción de crear documentos en Word. En función del plan que hayas elegido, lo tienes disponible en la aplicación web con una gama reducida de funciones, con la instalación completa de escritorio o en una versión adaptada para dispositivos móviles.

Excel

Microsoft Excel es el software más utilizado en todo el mundo para hojas de cálculo profesionales. Cualquiera que desee organizar, filtrar, formatear, analizar o visualizar registros de datos numéricos o de texto recurre a esta solución estándar de Microsoft. El programa incluye amplias colecciones de fórmulas y funciones matemáticas (por ejemplo, para cálculos comerciales o estadísticos), por lo que es una herramienta indispensable para el trabajo de oficina.

Como parte del servicio en la nube de Microsoft 365, Excel se puede conectar con OneDrive y SharePoint. Así, los usuarios tienen la posibilidad de compartir documentos de Excel con su equipo y trabajar con ellos en tiempo real. Para ello, un requisito previo es tener acceso a Internet e iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o Microsoft 365.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint es un software de presentaciones interactivas. El programa se basa en un concepto orientado al uso de diapositivas en el que el contenido se presenta en forma de bloques de texto, gráficas, diagramas o elementos multimedia. Las diferentes plantillas de diseño, los autoformularios, los diagramas y los elementos Smartart pueden adaptarse individualmente y ofrecen a los usuarios una gran libertad creativa.

Al igual que con Word y Excel, Microsoft también confía en la gestión centralizada de archivos y en el trabajo en equipo sincronizado para PowerPoint. En este caso, la conexión a OneDrive y SharePoint también está asociada a una cuenta de Microsoft o Microsoft 365.

OneNote

OneNote es el bloc de notas digital de Microsoft. Los usuarios pueden crear, organizar y compartir notas con el software. Además de poder introducir texto mediante el teclado, OneNote también admite imágenes y archivos de audio y vídeo. En los dispositivos con pantalla táctil, las notas o los dibujos se pueden hacer con el lápiz de la tablet o con la yema del dedo. Al integrar contenidos de otras aplicaciones o de Internet, OneNote inserta automáticamente un enlace a la fuente.

Como parte de Microsoft 365, OneNote puede vincularse con los servicios en la nube de OneDrive y SharePoint para compartir o colaborar en notas con amigos, familiares o compañeros de trabajo. Las notas creadas se guardan automáticamente y se sincronizan en la nube, por lo que siempre tendrás la última versión del archivo disponible en todos tus dispositivos finales.

Outlook

Outlook es el programa de correo electrónico y gestor de información personal (Personal Information Manager, PIM) de Microsoft. El software puede utilizarse para gestionar correos electrónicos, contactos, citas y tareas. En las arquitecturas corporativas, Outlook suele utilizarse como cliente del servidor de Microsoft Exchange. En combinación con la solución de servidor de correo de Microsoft, Outlook brinda acceso a una amplia gama de funciones del software, incluyendo un asistente para cuando estés fuera de la oficina, permitir que otra persona tenga acceso a tu buzón y agregar delegados.

Outlook permite crear grupos para compartir archivos y notas. En combinación con Microsoft Teams, las llamadas de voz y vídeo pueden iniciarse directamente desde Outlook. Puedes cargar archivos adjuntos directamente desde la nube y compartirlos con amigos, familiares o socios comerciales por medio de una interfaz con OneDrive y OneDrive para empresa.

Access

Access es el sistema de gestión de bases de datos de Microsoft para usuarios finales. El software combina el motor de base de datos Jet con un entorno de desarrollo integrado (Integrated Development Environment, IDE). Está disponible a través de una interfaz gráfica de usuario.

Los usuarios pueden usar Access para crear aplicaciones de bases de datos personalizadas para el escritorio o para el navegador web sin necesidad de tener conocimientos de programación. Todos los datos se almacenan en el backend, en servidores SQL y en la base de datos Microsoft Azure SQL. De esta forma se benefician de una gran fiabilidad, seguridad de los datos y escalabilidad.

Gracias a las plantillas de aplicaciones diseñadas profesionalmente con una interfaz fácil de usar, Access ofrece a los principiantes un rápido inicio en la administración de bases de datos. Los usuarios experimentados también pueden utilizar Access para crear aplicaciones personalizadas en apenas unos pocos pasos.

Publisher

Publisher es el software de publicación de escritorio del ecosistema de Microsoft. El programa ofrece funciones para crear publicaciones impresas, presentaciones online o páginas web de forma profesional, pero no llega a la complejidad de los programas más importantes del sector, como Adobe InDesign o QuarkXPress. Sin embargo, el programa es muy bueno para principiantes y destaca por su sencillo manejo y sus diversas plantillas.

Todas las presentaciones creadas con Publisher se almacenan automáticamente en la nube y se pueden compartir y colaborar en ellas a través de un enlace compartido, para ello solamente se tiene que haber iniciado sesión con una cuenta de Microsoft o Microsoft 365. Publisher solo está disponible para ordenadores con Windows.

Planner

Planner es una herramienta de gestión de proyectos desarrollada por Microsoft 365 para la gestión de tareas y está especialmente diseñada para las empresas. El software conecta a los equipos en la nube y les permite organizar su trabajo en común. Con Planner, los usuarios crean planes y tareas para proyectos, asignan personas a trabajar en ellos y fijan plazos. Las estadísticas y las representaciones gráficas ofrecen a todos los participantes una visión general del progreso del proyecto.

La comunicación del equipo tiene lugar directamente con Planner. El software también ofrece interoperabilidad con otras aplicaciones de Microsoft 365. Los usuarios tienen acceso a correos electrónicos, documentos y archivos del almacenamiento en la nube desde el programa. Estas funciones permiten a Planner establecerse como una alternativa a productos similares como Trello o Asana.

Sway

Microsoft añade una aplicación web llamada Sway al paquete Office que se dedica al Digital Storytelling. El software permite integrar elementos de texto y multimedia de diversas fuentes en presentaciones interactivas. Fuentes como el propio ordenador, el motor de búsqueda de Bing, el almacenamiento en la nube OneDrive, YouTube y Facebook.

Los proyectos Sway, también conocidos simplemente como “Sways”, pueden editarse, reproducirse y compartirse online con amigos o compañeros a través del navegador web. Estos solo necesitan un enlace compartido para recuperar la presentación del servidor de Microsoft; no es necesario iniciar sesión ni registrarse.

Exchange Online

Exchange Online es la alternativa basada en la nube de Microsoft al popular software de grupo y servidor de correo Exchange Server. Mientras que el Exchange Server clásico funciona como software on-premises, Microsoft ofrece un modelo de suscripción con Exchange Online en el que el software del servidor no tiene su hosting en las instalaciones de la empresa, sino en el centro de datos de Microsoft. Este modelo se dirige principalmente a las pequeñas y medianas empresas que no disponen de infraestructura informática propia. Exchange Online forma parte del plan Microsoft 365 Empresa Premium, así como de los planes E1, E3 y E5 Enterprise.

OneDrive y OneDrive para la empresa

OneDrive es el nombre de la plataforma de almacenamiento en la nube de Microsoft. Como parte de los planes Microsoft 365 para el hogar, personal y educación, Microsoft ofrece a los usuarios un terabyte de almacenamiento en la nube del centro de datos de Microsoft. Los suscriptores de Microsoft 365 tienen así la opción de almacenar documentos, fotos u otros archivos de forma centralizada, compartirlos con otros o editarlos de forma conjunta. Las opciones de sincronización integradas también hacen que las carpetas de OneDrive seleccionadas estén disponibles sin conexión.

OneDrive para empresa es una versión mejorada del almacenamiento online para uso profesional. Las cuentas de usuario para OneDrive para empresa están incluidas en los planes Microsoft 365 Empresa y Enterprise y son los empleadores las que las ponen a disposición de los empleados.

A diferencia de OneDrive, se trata de cuentas de empleados que no son gestionadas de forma privada, sino por el administrador del sistema de la empresa u organización correspondiente. De esta forma, las empresas tienen la opción de otorgar a los empleados diferentes derechos de acceso a los datos en la nube. Microsoft garantiza la seguridad de los datos de las empresas con OneDrive para la empresa mediante funciones ampliadas de cifrado y compliance. Aquí el espacio de almacenamiento también es de 1 TB por usuario.

Ambas versiones del almacenamiento online de Microsoft pueden integrarse en otras aplicaciones de Office, como Word, Excel, PowerPoint o OneNote, de modo que los usuarios también pueden acceder a los datos en la nube en tiempo real desde los programas correspondientes.

Skype y Microsoft Teams

Skype forma parte de la gama de productos de Microsoft desde 2011. El servicio gratuito online ofrece mensajería instantánea, videoconferencias, telefonía IP, transferencia de archivos y pantalla compartida; está disponible para los usuarios a través del navegador o como programa independiente. Mientras que las llamadas por Internet entre distintos usuarios de Skype son gratuitas, las llamadas a teléfonos fijos o móviles suponen un coste y se cobran por minuto.

Los planes Microsoft 365 para el hogar, personal y educación incluyen 60 minutos de llamadas de Skype por usuario. Con ellos, los usuarios pueden llamar a teléfonos fijos o móviles de más de 60 países diferentes. Sin embargo, no pueden hacer llamadas a teléfonos fijos y móviles de algunos países concretos, como es el caso de Alemania. Los minutos de llamada no utilizados caducan a final de mes. Para recibir llamadas de redes telefónicas convencionales, los usuarios de Skype tienen la opción de adquirir un número de teléfono fijo asociado a su cuenta de Skype.

Mientras que el servicio online gratuito de Skype está dirigido a usuarios particulares, autónomos y pequeñas empresas, Microsoft ha diseñado Microsoft Teams para grandes empresas. Teams amplía el número de personas que pueden participar en las conferencias online y ofrece a las empresas funciones de seguridad ampliadas, así como una gestión centralizada de las cuentas de los empleados.

Además, Microsoft Teams puede integrarse en otras aplicaciones de Office, como Outlook. Microsoft Teams viene incluido en determinados planes de Microsoft 365 Empresa y Enterprise.

SharePoint Online

SharePoint Online es una alternativa a SharePoint Server basada en la nube, un software que puede utilizarse para crear y gestionar páginas web orientadas a equipos y proyectos para la colaboración interna. SharePoint Online funciona como un sistema de gestión de contenido y documentos y proporciona un portal de intranet para publicar información y noticias dentro de una organización.

A diferencia de SharePoint Server, la versión online (que solo consta de las funciones básicas) no se instala ni es proporcionada de forma local, sino que su hosting se lleva a cabo en el centro de datos de Microsoft. Esto supone una ventaja para las pequeñas y medianas empresas, ya que no tienen que adquirir ni gestionar ellas mismas la infraestructura que requiere el servicio.

SharePoint Online viene incluido en todas las suscripciones de Microsoft 365, pero los planes individuales difieren en el alcance de las características de SharePoint que están disponibles. SharePoint ofrece opciones de gestión flexibles para satisfacer los requisitos de seguridad y compliance de una aplicación empresarial que pueden utilizarse para definir políticas uniformes para todos los procesos y todos los dispositivos de los empleados implicados.

Yammer

Yammer es una red social para uso corporativo que está diseñada para promover la colaboración abierta en equipo y reunir las discusiones en una ubicación central. Yammer puede utilizarse para crear redes internas para los empleados de la empresa, así como redes externas para poder colaborar con clientes y socios comerciales.

El servicio solo se encuentra disponible como parte de Microsoft 365 y forma parte de los planes E1, E3 y E5.

¿Cuánto cuesta Microsoft 365?

Los costes de suscripción a la solución completa de Microsoft difieren en función del plan que se elija. Se distingue entre planes para uso privado y para uso en un ámbito empresarial.

Microsoft 365 está disponible a particulares a partir de 69 euros al año o 7 euros al mes. Las empresas pueden elegir entre diferentes planes que, por supuesto, también difieren en su precio. El plan empresarial más económico se puede contratar a partir de 5,60 euros por usuario y mes. Para las grandes empresas, los precios de Microsoft 365 parten de 7,50 euros por usuario y mes.