Copias de seguridad de Outlook: cómo hacer una copia de seguridad de Outlook para proteger tus datos

Outlook no es solo para los correos electrónicos. También tiene una libreta de direcciones, un calendario, funciones de programación y un registro diario, todo ello combinado en una única interfaz fácil de usar. Los contactos, las reuniones y los proyectos están sincronizados y conectados en red con todas estas funciones, pero esto conlleva un riesgo. En caso de un fallo de hardware o software, podrías perder muchos datos, ya que todo se almacena de forma centralizada. Por eso, para proteger tus datos profesionales y personales, es una buena idea guardar los datos y correos importantes en una copia de seguridad de Outlook. Veamos con más detalle cómo hacerlo.

Para entender cómo proteger tus datos de usuario de Outlook, primero tienes que saber cómo los gestiona Outlook. Hay dos tipos diferentes de cuentas de Outlook:

• Cuentas POP de Outlook (incluyendo POP3): los datos originales de Outlook se descargan del servidor y se almacenan en una unidad local en formato PST.
• Cuentas Exchange, IMAP, Outlook 365 o Outlook.com: los datos solo se almacenan en el dispositivo local temporalmente, en formato OST. Los datos originales permanecen en el servidor.

¿Cuál es la diferencia entre los dos tipos de archivos de Outlook, PST y OST?

• Archivos PST: PST significa Personal Storage Table (Tabla de Almacenamiento Personal). Este formato de archivo de Outlook actúa como un contenedor de datos y solo puede utilizarse y abrirse a través de una cuenta de Outlook. Los datos personales y sincronizados del usuario se clasifican en carpetas, después se descargan del servidor y se almacenan localmente en formato PST. Un archivo PST inicial se crea automáticamente cuando se configura una cuenta POP de Outlook. Sin embargo, los archivos PST pueden guardarse tanto de forma automática como manual, y también puedes dividirlos, por ejemplo, para separar los correos personales de los correos de empresa. La ventaja del formato PST es que los archivos pueden tener un tamaño de hasta 50 GB, lo que significa que puedes crear enormes archivos de correo electrónico de Outlook.
• Archivos OST: OST son las siglas de Offline Storage Table (tabla de almacenamiento sin conexión). Como su nombre indica, son archivos sin conexión, y solo se almacenan en la unidad local temporalmente. Los archivos originales permanecen en el servidor de Exchange, por lo que se almacenan automáticamente como copia de seguridad de Outlook. Si haces cambios en los archivos OST locales, Outlook los sincronizará automáticamente la próxima vez que te conectes. La ventaja del formato OST es que puedes acceder a tus datos, aunque estés desconectado. En Outlook 2010 y anteriores, Outlook utilizaba el formato PST para los archivos temporales. OST se convirtió en el formato temporal estándar en Outlook 2013.

Las copias de seguridad de los datos de Outlook se crean siempre en formato PST. Este es un formato propietario de Microsoft que Outlook utiliza para importar y exportar datos. Al hacer una copia de seguridad de Outlook, puedes incluir correos electrónicos, contactos y direcciones, datos del calendario, entradas del diario y también varias configuraciones, como categorías y filtros. Exportar un archivo PST tiene dos propósitos. Te proporciona una copia local de tus datos y también puedes utilizarlo para importar tus datos y contactos de Outlook y transferir tu configuración si cambias de dispositivo o de cuenta.

Paso 1. En Outlook, ve a “Archivo” > “Abrir y exportar” > “Importar o exportar”.

Paso 2. En el asistente de importación y exportación, haz clic en “Exportar a un archivo”.

Paso 3. Selecciona “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y haz clic en “Siguiente”.

Paso 4. Elige los archivos o carpetas que quieres incluir en la exportación. Para incluir también las subcarpetas, selecciona “Incluir subcarpetas”.

Paso 5. Especifica dónde quieres que se guarde el archivo exportado. Para evitar la creación de duplicados, selecciona “Reemplazar duplicados con elementos exportados”. Haz clic en “Finalizar” para salir del asistente.

En lugar de crear una copia de seguridad en formato PST -o también-, puedes guardar algunos de tus datos de usuario mediante una solución de almacenamiento en la nube. Así podrás acceder a tus datos de forma segura en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Hacer una copia de seguridad de los datos de la empresa es una parte fundamental del archivo digital. Te ayuda a organizar las tareas y los contactos, reduce la cantidad de papel que utilizas y limita el riesgo de pérdida de datos.